Como modernizar a gestão através da revisão de Processos
O Projeto Minas-Rio foi iniciado em 2007, fruto da iniciativa do empresário Eike Batista. Dividido em três partes (Mina, Mineroduto e Porto), o orçamento inicial do empreendimento era de US$ 6 bilhões, com prazo previsto de cinco anos para o primeiro embarque de minério no Porto.
Nestes números estavam considerados, entre outros pontos, a construção do maior Mineroduto de Ferro no mundo, com 529 quilômetros de extensão, cruzando dezenas de municípios entre Minas Gerais e o Rio de Janeiro.
A divisão do Projeto em três Unidades, com equipes e gestão próprias (unificadas em uma Diretoria de Projetos) tinha como objetivo dar autonomia e recursos necessários ao empreendimento para atender ao prazo previsto de conclusão.
Mas, em pouco tempo, percebeu-se que existiam verdadeiras “ilhas” em que cada área tinha sua maneira de operar e se preocupava, preferencialmente, com seus resultados.
Além disso, os processos-chave das 3 Unidades não estavam devidamente implantados ou formalizados e não geravam os resultados necessários para atender aos prazos e custos planejados.
Finalmente, com a entrada de um novo investidor, a Anglo American, a organização atingia um novo patamar e a implantação de um sistema Integrado de Gestão mais robusto e internacional se tornava necessária. Por outro lado, a entrada do novo sócio também deixou o empreendimento ainda mais complexo, em função da diversidade de controles e culturas de cada um dos sócios.
Quais os desafios impostos à Venture?
– Integrar e melhorar a comunicação entre as 3 Unidades da empresa;
– Implantar os controles e processos do projeto nas 3 Unidades de negócio (Gestão de Materiais, Gestão de Contratos, Gestão Eletrônica de Documentos, Orçamento e Custos, Suprimentos, entre outros);
– Apoiar a implantação e migração para o novo Sistema Integrado de Gestão (SAP), reduzindo os riscos deste projeto nas atividades da empresa.
Como a Venture superou os desafios:
Havia a necessidade de adequar rapidamente o ambiente interno para implantar o novo Sistema de Gestão (SAP). Para isso, a Venture avaliou e identificou em seu acervo de Processos de Trabalho os Fluxos e Procedimentos que poderiam ser utilizados no Projeto Minas-Rio.
Esta estratégia foi fundamental para cortar caminhos, pois reduziu o período de levantamento e desenho dos Processos do Projeto, permitindo que a discussão se concentrasse na adequação e alinhamento das equipes sobre os mesmos.
Após esta primeira etapa, a Venture dividiu sua atuação em duas frentes de trabalho:
- Implantação imediata dos processos do projeto, visando garantir que as equipes já estariam trabalhando no novo formato quando a ferramenta fosse implantada;
- Acompanhamento do Projeto de Adequação, Implantação e Migração do SAP, com base nos processos definidos.
Para o trabalho de implantação dos processos do projeto foi necessário preparar, organizar e realizar os treinamentos das equipes envolvidas. Foram identificados multiplicadores que, depois de capacitados, reproduziam os conceitos aos seus pares e esclareciam dúvidas.
Para o trabalho de acompanhamento do Projeto de Implantação do Sistema Integrado de Gestão, o foco foi simplificar e automatizar ao máximo os processos de trabalho e adequar os Controles Gerenciais para permitir o acompanhamento do desempenho das equipes.
Concluídas estas duas frentes de trabalho a Venture ajudou a estabelecer e acompanhar os indicadores de desempenho dos processos do projeto.
Desta forma, a Venture atuava, preventivamente, durante o mês na melhoria do desempenho das áreas, gerando e apresentando resultados semanais dos Indicadores aos Gestores, e emitia mensalmente um Painel à Direção da empresa.
Resultados Alcançados:
Todo o esforço realizado permitiu ao Projeto Minas-Rio uma absorção rápida da Cultura de processos. A forma de trabalhar das equipes das diferentes Unidades de Negócio e Áreas de Apoio foi unificada, ajudando a Direção da empresa no acompanhamento do desempenho dos processos do projeto e na adoção de ações corretivas.
O trabalho criou um ambiente preparado para a entrada do Sistema de Gestão, reduzindo os riscos desta implantação nas atividades da empresa.
Finalmente, a visão de governança adotada durante o projeto reduziu a exposição da empresa a riscos e fraudes e adequou os controles corporativos.
aos padrões exigidos pelos acionistas.
| Depoimento do Cliente: |
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“Com o apoio da Venture, conseguimos obter resultados expressivos em alguns dos principais processos chave de nossa organização, tais como: Gestão de Contratos e Medição, Gestão da Documentação Técnica e Materiais” |
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Ricardo Moreira – Gerente de Planejamento e Orçamento do Projeto Minas-Rio.
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