O Processo de Compras da sua empresa é assim?
Gestão de Processos – Gestão de Contratos
Recentemente lançamos nossa série de artigos: “Na sua empresa também é assim?”, uma sequência de publicações com o objetivo de compartilhar com você nossa experiência de vários anos dedicados à melhoria de processos de negócio em diferentes segmentos e portes de empresas.
Caso você ainda não tenha lido, acesse aqui a primeira publicação da série: “O Processo de Suprimentos de sua empresa também é assim?”.
Dando continuidade a esta série, estamos publicando agora um artigo sobre o Processo de Gestão de Contratos, que além de relacionado com o tema anterior, guarda uma quantidade enorme de vulnerabilidade e oportunidades de melhoria.
Hi, não tem mais saldo e agora??! O Processo de Gestão de Contratos
Em nossos trabalhos de avaliação e revisão de Processos de Negócio tentamos sempre utilizar figuras que facilitem o entendimento dos clientes sobre as oportunidades de melhoria que existem em suas atividades.
Esta é uma forma lúdica e simples para que os clientes rapidamente entendam do que estamos falando.
Tradicionalmente, a figura que utilizamos quando abordamos o Processo de Gestão de Contratos é esta:
Viu como fica fácil entender que sua empresa esta desperdiçando energia, recursos e dinheiro, por não ter um Processo de Gestão de Contratos formalizado, controlado através de indicadores e constantemente melhorado?
Vamos, então, as goteiras mais usuais, de acordo com nossa experiência:
Ao final do texto, deixe seu comentário e nos diga se: “Na sua empresa também é assim?”.
1. Registro incorreto do Contrato
- Em várias empresas o registro do contrato não tem um controle ou processo para garantir que a informação digitada no sistema manualmente pelo comprador é exatamente a mesma informação do contrato físico assinado.
Incrível, não?
Isso quer dizer que sua empresa pode ter um contrato assinado pelo diretor, que não corresponde ao que foi cadastrado no Sistema. Em outras palavras, em algumas situações, sua empresa pode pagar mais do que o que de fato consta no contrato assinado.
2. Falta de uma política de Alçadas para aprovações
- A aprovação das Contratações, Adiantamentos, Medições, Pagamentos e Aditivos não possui uma regra clara, objetiva e formal sobre as responsabilidades e valores, ou seja, “quem pode aprovar o que”.
Com isso, os processos não são padronizados e, usualmente, basta apenas a aprovação do próprio gestor do contrato para aprovar um aditivo e autorizar um pagamento, aumentando muito os riscos de fraude.
3. Disponibilização e Arquivamento da Documentação Contratual
- Por falta de uma definição padronizada sobre como arquivar a documentação contratual, as empresas tem dificuldades em manter, atualizar, disponibilizar para consulta e descartar esta documentação.
Este fato gera muita improdutividade, desperdício de esforço e espaço (por existirem arquivamentos duplicados por toda a empresa) e, em alguns casos, pode induzir as equipes ao erro por falta de acesso a uma determinada documentação contratual ou ainda por acessarem a versão desatualizada do documento.
4. Falta de um processo formal de Medição
- Acostumadas a realizar pagamentos contra a entrega de mercadorias (produtos), muitas empresas não tomam os mesmos cuidados na contratação, medição e pagamento de Serviços Prestados.
Com isso, a empresa aumenta os riscos de fraudes e de realizar pagamentos sem ter recebido, de fato, as entregas correspondentes.
Estabelecer previamente um conjunto de entregas que serão realizadas, aprovadas e pagas através de um Boletim de Medição (aprovado por ambas as partes) é fundamental para que a empresa possa garantir o controle das atividades executadas e do saldo de seus contratos.
5. Não acompanhar o recolhimento das obrigações fiscais e trabalhistas das Contratadas
- Muitas empresas não controlam o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas de seus fornecedores.
Isso ocorre porque, quando da medição e pagamento dos serviços prestados, a contratante não exige ou não verifica a documentação que comprova a regularidade de sua contratada com a seguridade social (INSS), impostos e outras obrigações fiscais, aumentando os riscos de passivos em que ela pode ser co-responsabilizada e, consequentemente, convocada a pagar.
6. Aditar de forma incorreta um Contrato
- Aditivos contratuais muitas vezes são feitos sem uma boa referência da situação atual do Contrato (saldo, a existência de adiantamentos, reajustes aplicados, entre outros) e não possuem um limite máximo, com relação ao valor total contratado.
Como uma empresa que tem dificuldades em saber exatamente qual é o saldo de seus contratos (abatendo adiantamentos e medições e agregando reajustes) pode realizar um aditivo adequadamente?
Além disso, não estabelecer um limite máximo para aditar um contrato é um grande risco. É óbvio, que ninguém gosta de refazer processos de contratação, interrompendo o trabalho da contratada que vem desempenhando um bom trabalho, mas é assim que a empresa contratante garante que está sempre pagando pelos serviços com as melhores condições do mercado, segundo seus critérios de avaliação.
7. Não encerrar o Contrato
- Em muitas organizações não existe um procedimento definido para o Encerramento do Contrato entre o Fornecedor e a empresa, quando da conclusão e pagamento do serviço prestado, deixando brechas para que, futuramente, as contratadas possam pleitear pagamentos ou não honrar suas garantias, em função de problemas ocasionados pela Contratante.
Findado os contratos e seus respectivos pagamentos, é fundamental que o fornecedor ateste de maneira formal que não existem débitos da contratante com ele.
Esta prática não garante que não existirão pleitos pelas contratadas no futuro, mas ela reduz drasticamente as chances deles ocorrerem.
Conclusão
Além dos pontos que levantamos neste artigo, lembramos que na Gestão de Contratos é estabelecida uma relação íntima da contratada com a contratante que, muitas vezes, abre suas portas e informações sigilosas para que o fornecedor execute seus serviços.
Por tudo isso, é fundamental que ele tenha a atenção das lideranças, no sentido de determinar seu funcionamento, controlar seu desempenho e de mantê-lo alinhado as políticas de Governança e conformidade.
Caso você vá revisar este processo, lembre-se da sua relação com os outros processos da empresa (como por exemplo: Suprimentos, Manutenção, Produção, Orçamento, entre outros).
Lembre-se também que um processo precisa ter um dono (Gestor) e que para você saber se ele está funcionado bem é fundamental medi-lo, utilizando indicadores de desempenho.
Caso você precise de ajuda na melhoria da Gestão de Contratos de sua empresa, busque o apoio de uma consultoria experiente.
A Venture tem mais de 25 anos de experiência na implantação de processos de negócios, ajudando as organizações a alcançarem seus objetivos estratégicos, através do desenvolvimento e implantação de processos de negócio ágeis, eficientes e seguros, que criam vantagens competitivas de forma imediata e em longo prazo.
Agora que chegamos ao fim, gostaríamos de saber: “Na sua empresa também é assim?”.
Deixe abaixo seu comentário, opinião ou sugestão de tema para o nosso próximo artigo.
